如何改变工作形式和方法来减少和规避驻外办事处机构与当地各行政部门相关政策法规的抵触，是我们驻外办事处机构的必修课程。这里就大多数驻外办事处在处理与当地相关行政部门常见的营销方面的困惑和解决方法给大家总结以下几点：

　　一、将公司驻外办事处改为当地的分公司形式，取得合法的在当地经营和纳税的手续。

　　首先，我们明确驻外办事处的经营活动是办事处的核心内容，他肩负着公司在当地市场开发、拓展、巩固和发展并完成和实现公司在当地全年销售任务的完成的使命。其次，驻外办事处的经营活动本身是违反了工商和税务部门的相关规定。势必是一对矛盾。如果将驻外办事处演变成驻外地分公司形式，就从根本上解决了这样一个矛盾。但是，现实情况告诉我们，绝大多数企业根本没有这种能力和必要性在外设立分公司，主要原因是分公司的运行成本和管理成本大大加重了企业的负担。因此，这种方式还是没有根本解决问题。

　　二、驻外办事处是否有必要注册？

　　国内非常知名和实力强大的企业在全国各地设立的办事处是要求在写字楼办公。这种办事处机构健全，管理正规，但相应各项成本高。其原因是企业的形象和企业管理的要求。如制药业的三九药业、中美史克、西安扬森等知名企业。除此之外，大多数企业的全国各地办事处都由当地业务人员租套民居当作办公室即可。在写字楼办公的驻外办事处一般都会在当地工商部门进行登记注册，行动规范，管理和运行成本高。而其他以民居为办公地点的企业可根据企业实际情况选择登记注册或不注册。登记注册的驻外办事处将容易受到工商等部门的检查和监控。而未注册的办事处在受到相关部门检查时，没有其他违规行为也会因未注册登记受到处罚，只是被检查的机率会少些。

　　三、驻外办事处经营活动如何变得合理和合法？

　　驻外办事处最大的心病就是正常的经营活动对执法部门如何变得合法，对企业自身如何变得合理？驻外办事处经营活动被查处的行为一般是能够证明其经营活动的证据，如货物买卖的账本、办事处货物仓库的查封等。解决办法建议为：

　　1、办事处货物销售账本：其一，要求办事处办公场所不能存有货物销售记录和相关财务账本，销售货物账本需要专人负责和保管，最好放在住家处。避免工商、税务部门检查时被查出。其二，要求办事处财务人员异地办公，即另外在居民区租赁一套民宅供财务人员办公，注意企业内部员工间的保密，防止内部人员的告发。

　　2、办事处货物存放问题：其一，要求办事处不能存发货物，货物存发必须在异地存发，管理账本有专人负责管理。仓库管理要注意周边环境的合理性，防止因货物的频繁进出，引起周围居民的告发。其二，货物存放最好租用专业仓库进行仓储，并有专业人员负责。其三，最安全和合法的方式是，利用经销商的仓库进行储存。我们可以租用我们商业客户的仓库，货物的进出纳入商业的货物管理中，由商业客户的仓库人员管理或我们指派人员进入商业公司中管理。这一点尤其适合药品销售的办事处货物管理。药品的物流有严格的规定，我们可以租用当地医药公司的仓库，将我们产品的销售物流纳入商业规范的物流控制中去。唯一需要注意的是，租用的医药公司的信用考核与租金的问题。由于中国地域宽广，货物发送及时问题往往困扰着远离公司的办事处的销售问题。减少因发货问题引起市场淡旺季调节的缺货困扰，最好的方法就是在全国几个点上设立货物中转站。以区域为中心在商业客户的仓库中设立中转仓库，有专职仓库人员按国家要求管理货物物流，既可以解决区域临时缺货问题，又能缩短货物发货途中时间，尽快满足市场需求，不影响销售。同时还可以减少区域内其他办事处存货问题，在货物管理和合法性都得到了很好的解决。

　　3、办事处帐户问题：其一，办事处帐户应该是办事处正常工作的费用支出往来的帐户，不能有销售货款的往来。因此，货物帐户必须从商业公司与总公司之间进行。其二，办事处直销货款通过个人汇款或通过商业客户帐户直接汇回公司帐号，不要通过办事处费用帐户进行销售货款的往来。

　　4、办事处直销问题：办事处没有经营的权利，所以不能在当地从事产品的直接销售。但实际上，许多办事处的自身销售网络还能销售不少公司的产品，砍掉这些销售对办事处销售影响较大，如何处理？如果有直销问题，我们应该选择一家商业，出于相互信任的问题，最好选择我们自己的客户，以该商业客户的名义去实现销售，我们的销售人员也该商业客户的公司业务人员的名义进行销售。货物货款应通过商业帐户汇回公司，公司的发票针对该商业客户，实际进货客户则由该商业给开据发票。

　　四、其他事务的处理。

　　1、外地人员暂住证的问题：目前国家公安部已经取消了暂住证收费问题，驻外业务人员主动到当地派出所办理暂住证即可。

　　2、办公地点选择问题：尽量选择居民小区治安状况好，外地流动人口少的居民区，减少执法部门的频繁检查。同时要注意我们的办公不要影响周围居民的正常生活，处理好邻里关系。

　　3、办公活动要符合当地正常环境状况：办事处业务人员的活动不能引起其他居民的猜疑和反感，例如，某驻外办事处的业务人员数量很多，办事处制度要求业务员每天上午和下午必须到办事处报道和总结工作，周围邻居就感觉该住户房内每天人山人海，进进出出，是不是在搞传销或其他违法事情，结果没过几天，该办事处就被查处了。

　　4、办事处各项营销活动的物品的问题：有些企业统一在全国搞促销活动，有时会向办事处发放大量的促销礼品，这些物品的搬运和储存也应该纳入货物的管理，防止礼品等物品在办事处办公地点的进进出出。引起不必要的怀疑。

　　5、日常工作注意和积累与当地各行政执法部门的关系：营造和保持良好的社会行政关系，为正常的办事处营销活动赢得良好的社会环境。让社会更多地理解我们正常地合理与合法的营销活动。

　　总之，要想驻外办事处的经营活动变得合法又合理，围绕“经营”活动的相关事务必须处理好，哪些处理哪些不须处理，可以冒冒险，视每家企业现状而定。因为驻外办事处是因销售目的而成立的，企业的实力、发展规划以及计划在该办事处获利能力，直接关系到该办事处投入问题。减少和规避办事处经营活动中的许多违规细节都需要资金的支持。处理和防范也同样需要资金支持。因此，减少和规避驻外办事处的行政危机，视企业能力和现状不同，处理内容也不一样。以上将各项事务处理做了一个总结，希望对您的实际工作又所帮助。

　　原载：《销售与市场》2004年6期上月刊

　　欢迎与作者探讨您的观点和看法，电子邮件： zacharyyang676@ms.com

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