以前我有的朋友自己一个人组织一个小型招商会，有板有眼，结果一到大型的招商会，三个和尚却没有水喝了，因为大家都有个依靠，工作交叉的地方又很多，分工很重要，很多企业都在说分工协作的问题，但是当你招商会失误之后，分析总结的时候，看到的都是具体的问题，其实会议的总指挥至关重要，而他的重要就体现在分工的科学把控和过程查漏补缺，而不是“指挥”，总指挥就是最大的救火队员，在会议的进行中，足球的运动中，战术的安排和贯彻落实的程度以及切实的变化决定了会议的直接结果，所以每一个部门的分工就是场前战术的意图体现。

　　一、 会务组的工作流程（会务组是招商会的大脑和管家，事无巨细，前头万绪，会务组组长一定是一个既了解经销商又有人生阅历的人，脾气很关键）

　　1、 确定会场后，会务组成员要熟悉会场环境及会场各部门主管，如：客房部、餐饮部、工程部、会议室等，把电话常备，做成小贴条，几个组长每一个人一份，以备急时需要。

　　2、 会务组人员确定会务组房间后将会议物资全部放好并进行登记，分类并标注，做到方便查找使用，尤其是重要物品如电脑、打印机、相机、DV等设备的妥善保管，责任到人，否则容易出现大家都不知道的结果，做好防盗、防潮、防水、防晒等工作，从进驻会场至撤离会务组应24小时有人在岗。

　　3、 了解会场所能提供的服务，如：接送车辆、叫醒报务、免费早餐、市内免费电话等。并与服务部门详细说明如何配合。如：接送车辆何时、何地、如何接送客人，叫醒服务的时间，方式，语气等。

　　4、 如来宾需要特殊的服务如：长话、播放录像、加餐、用餐时点酒点烟等要与前台说明，来宾自己结算，会务组概不负责，如果能形成文字就更好。

　　5、 会务组除安排日常接待办公房间外还应安排用于专门与客户沟通的房间，套房要开一间到两间，费用这个时候不能省。

　　6、 会务组房间内要做到卫生整洁，杜绝工作人员大声喧哗、扎堆聊天、吸烟，除休息和轮休人员外会务组成员不得在床上休息，尤其是注意不能脱鞋以免异味充斥房间，客户没有进门之前先嗅到了味道，你说会有什么感觉。

　　7、 来宾提出的合理建议或问题在第一时间解决，即使不是自己的业务范围，不能直接说：你去找那个那个人吧，支走OK，一定要说你等一下我帮你联系一下，看他在那里，然后你去找他，如果客户提出的问题超标，解决不了的向上级反映，不能隐瞒不报或越权处理。

　　8、 掌握所有会议信息及人员联系方式，备注上通过何种方式得知的消息，和公司那个人员沟通过，这个很重要，如果知道那个方式，以及和公司的具体人沟通过，那么会后的谈判就是知己知彼，在言语上也不冲突，因为即使是一个事情，两个人就有两个说法，一点语气的不同都会给客户产生不正规的感觉，同时也容易被客户利用互不通气的弊病，那个谁、谁说了，你们是这样的等等，来制造事件为自己利益打算。

　　9、 如接站车辆途中遇到塞车，及时向来宾解释，请其等候或自己打车赶往会场。

　　10、 做好有突发事件的心理准备以及应对策略和第一、第二责任人，如：来宾之间产生纠纷，有人在会议现场无理取闹，竞争对手参与等。

　　二、 登记组的工作流程

　　1、 根据会场环境，制定统一的工作流程。

　　2、 登记处环境整洁，便于来宾登记，禁止摆放无关物品。

　　3、 与酒店前台及客房部保持紧密联系，及时了解入住信息，确保客人的入住安排。

　　4、 提前向前台领取客房钥匙，为来宾省去复杂的登记过程。

　　5、 一定要收取房屋钥匙押金，由我们转向服务台，不是不相信，而是防患以未然，同时也使客户爱惜客房物品，因为抽烟烫洞或者拿人家毛巾擦皮鞋的事情常有发生，没有押金最终公司要承担。

　　6、 来宾到达时热情接待，详细询问并新自填写登记表，字迹填写工整，便于确认。

　　7、 来宾填写完登记表后发放整套资料，说明里面装的内容，尤其是嘱咐让其观看《会议须知》，不明处查询会务组，并告知会务组所在；由专人负责将来宾送入客房，主动帮助来宾提行李，如客房内已有客人要主动做介绍。

　　8、 提醒客人将贵重物品妥善保管。

　　9、 客房安排尽量一次到位，避免对来宾进行调房，如有特殊情况必须安排的，应向调动双方做好解释工作。

　　10、 本地的来宾要对其进行指引，告知会务组、会场、卫生间的具体位置。

　　11、 轮流用餐，确保岗位始终有人，在登记工作较少的情况下可以考虑轮流休息，确保旺盛的工作精力。

　　三、 接站组的工作流程（需要配合完成）

　　1、 详细检查接站所用物品：接站牌、《接站人员一览表》等。

　　2、 接站组成员应详细了解所接对象，并有其移动联系方式。

　　3、 如出现晚点应耐心等候，在无接任务时注意自行安排休息，但是要保证随叫随到，不能离会场和车站太远。

　　4、 接站司机应随时待命，并合理安排行车路线，禁止出现饮酒和脱岗现象。

　　5、 接到来宾应热情主动的协助其提行李，并将其送上车，如还需等其它来宾则向其说明。

　　6、 如遇塞车现象应及时向会务组反映情况。

　　7、 如休息或办理其它事情将车钥匙统一放在会务组。

　　8、 若客人要求外出游玩必须请示会务组，得到同意后方可出行。

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