规范驻外机构的财务系统

　　文/冯 启

　　××分公司库存和财务不符；××分公司经理携货款潜逃；经查××办事处促销员的工资一直不是按照公司标准执行的；××办事处的陈列奖金没有足额到位，但公司财务已经给予核销和划拨；××大区办公室离职人员的欠款一直没有解决……

　　诸如此类的财务问题往往会导致驻外机构的工作无法正常进行，甚至总部颁布的法令也不能彻底地解决问题。因此在设置驻外机构之初，就应该想到这方面的漏洞和解决之道，给驻外机构工作的顺利开展打好基础。

　　财务弊端和漏洞出现的原因：

　　1.一般企业为了更好地服务于公司，基本上是分支机构的财务受分支机构经理管理。甚至挂销售的编制，脱离了公司的财务体系，使得财务的制约功能很难真正地发挥出来。很多企业也尝试过建立各司其职的财务和营销体系，使分支机构和睦相处，互相促进。但大多是互相抱怨，财务抱怨销售特例太多，很多票据以及手续不符合财务规章；销售投诉财务不会变通，不了解销售，制度僵硬，导致很多商机流失。于是更多的企业屈服了销售的压力，给了驻外经理更多的职权。因为驻外机构本身就是为了更好的销售，这在一定程度上埋下了销售不遵守财务流程，甚至暗箱操作的祸根。

　　2.财务人员不懂销售，很多制度生硬缺少变通，在一定程度上负面影响以及特殊处理事件的增多会导致财务制度成为一纸空文。比如借款制度和回款制度，如果规定每月借款不得超过5万元，但当月分公司搞了大型的促销活动，不能特通处理，会导致促销中断或是挪用其他的款项。规范财务流程从源头上需要财务系统联合销售系统出台一套务实、高效、可行性强的财务规章制度，并力求全面灵活，阐述清晰，防止擦边球的出现，以适应现代市场的激烈竞争。

　　3.分支机构的经理职权过大，掌握着巨大的营销资源，使得驻地财务往往监控起来十分困难。很多区域经理主管几个省的销售，大大小小的市场几十个，市场发展的程度不同，所需的政策和方案都不同，力度大小都有差别，包括各种返点、促销、DSR、搭赠、品尝、破损等等，因此财务往往很难分清真伪，而其又没有一套强大的监督体系。所有这一切既考验着区域经理对基层主管的工作监督质量，也考验着区域经理的品德和素质，特别是在金钱面前的原则。

　　4.财务功能与销售系统互相包庇，被边缘化的财务与销售一起蒙蔽公司财务系统。很多企业的驻外经理一旦在财务上被查出腐败现象，往往牵出财务一同下水，特别是分公司的财务体系，不管是底薪加平均提成系数还是固定薪水，都比销售人员开的要少些，这几乎是个通病。是行业结构不同造成的，越是成熟的市场，差别越大。因此不平衡感和对金钱的追逐很容易使天高皇帝远的驻外财务失去职业道德，一同陷入了不能自拔的漩涡。

　　5.粗放的营销政策导致漏洞百出，不贪污就等于白白看着浪费，粗放的财务政策导致什么票据都能报销。一些消费品企业对市场的费用计算很简单，容易操作，即严格按照百分之几的比例，不够不再追加，多销多投。这样导致区域销售好的，费用比较充足的区域经理，开始琢磨着把钱转移到自己的账户上，因为市场的费用很富裕，投多了就浪费了，而其长远的投入又是公司市场部的事情，于是漏洞总是会被找到或是创造出来。而不好的区域会失去良好的心态，琢磨把不该拿的钱先花着，于是导致很多花样的财务作弊出现。

　　治标治本的几剂良方

　　"我把煤气票子贴上了，财务都给报了，以后还要贴上喝茶的发票啊？”粗放的财务体系一般只控制总额，对细小的环节往往不是很留意，结果会导致很多不符合制度要求的造假行为出现。

　　健全可执行的财务体系是企业壮大的根本保证，也是企业在具有良好核心竞争力的情况下能快速发展的充分必要条件之一。因此需要一个凝聚营销和财务共同心智的财务制度，即符合财务的科学操作规范和流程，这个财务制度还要体现驻外机构的财务特点，把工作和监督管理结合起来。

　　1.销售的财务政策要不折不扣地执行，不能随意变通和更改，领导也不能擅用权威使制度变成摆设。只有严格的执行才能使各种监督和制约发挥作用，才能使投机者畏难而谨慎行事。

　　2.做好驻外财务和销售的定位和协调工作，各司其职，互为一体，互相促进，又都有其独立的组织性。分公司的财务要受公司财务系统的纵向领导，向其负责和汇报工作，同时做好销售的服务和监督工作，包括支付和汇总的功能。销售要充分配合财务的工作，按照财务的流程和制度开展工作，不能轻易逾越制度的约束。

　　3.建立严谨的财务监督体系和核查机制，并组织实施。包括财务和销售本身要有自己的监督管理办法，如财务纵向账目的检查，现金与市场费用是否有市场部的检查和确认等，销售的库房盘点、费用的花销，票据的真伪等。一旦发现问题，一查到底，决不手软。

　　4.企业应该对驻外营销员工有借款制度、核销体系、不同级别的信用额度、预警机制、货款回流制度等。比如某外企对驻外机构借款有很多详细的制度约束，对借款人、用途、数额、审批、核销等方面均有严格的要求，并执行财务追踪和责任倒查制度，一连串儿周密的财务体系使得其财务上很少出现漏洞。

　　5.企业办事要讲原则，防微杜渐，以一正百。很多民营企业面对贪污腐败、员工私拿货款拒不上交或携款私逃的事件时，常常采取息事宁人的态度，希望大事化小甚至忍气吞声不了了之，开除往往是最严厉的惩罚。虽然我们不提倡采取浪费人力物力的对簿公堂的做法，但姑息迁就有时会给下一个心术不正者提供绝佳的参考案例。平时多组织法律讲座，强化员工的法律意识，必要时拿起法律的武器捍卫自己，可使员工在内心深处形成企业不可侵犯的心理认同感，指导其行事的准则和方向，也使想走捷径或贪恋货款者缺少投机的理论基础。■

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