然而，到目前为止，仍有很多企业对新闻发言人制度知之不详或操作不当。比如对由谁来担任新闻发言人，在什么情况下举行新闻发布会，如何邀请、接待记者，如何选择发布会的时间、地点，如何预测记者可能提出的尖刻问题等等，都缺乏正确的认识。笔者根据国内先进企业的经验和自身的体会，对以上问题做出解答。　　

　　一、新闻发布的基本规范　　

　　企业建立新闻发言人制度，重点要规范以下内容：　　

　　1．建立健全的日常工作机制。主要是要成立固定的新闻发言工作小组，对有关新闻发布工作进行明确的分工。比如要确定由谁担任新闻发言人、谁接听记者日常来电、谁组织策划新闻发布会、谁起草新闻发布稿和准备应答口径等等。　　

　　从事新闻发布的工作人员，尤其是新闻发言人，应该具备较高的职业素质。因为他们直接与记者打交道，任何一点失误可能将对企业造成极大的影响。目前，大多数企业都是由传播部门担任新闻发布的工作，但是，由谁来担任新闻发言人一职，各企业的做法却是五花八门。有的企业由老总亲自担任，有的由公关部长或传播部长担任，有的由媒介经理担任，有的则由长相姣好的女职员担任，还有的请公关公司的人越俎代庖。　　

　　笔者认为，新闻发言人一职最好由企业内部熟悉公关传播工作的高层领导兼任，退而其次，也只能由负责公关传播的部长级干部担任，绝不能交给企业其他人员或外部人士。因为担任新闻发言人的人员，如果本身在企业的职位不高，就接触不到企业经营的实质层面，对记者提出的诸如企业发展战略、营销策略等问题，不会有准确而且较深刻的认识，自然也就做不出有利于企业的回答。　　

　　2．建立规范的媒介记者档案。知已知彼，百战不殆。企业要在新闻发布活动中把握主动权，就应该事先对出席发布会的各个记者的特点做到心中有数。这就要求平时要建立起规范的记者档案。比如要对各主流媒体的记者的生日、籍贯、兴趣、爱好、特长等等进行详细记录。包括哪些记者侧重行业发展的问题，哪些侧重经营管理模式问题，哪些关注企业文化建设问题，哪些提问的角度较偏、刁钻等等。企业只有事先建立起详细的记者档案，才能预测与会记者可能提出的问题，才能够做到有的放矢、有备无患。　　

　　3．建立舆情跟踪分析机制。主要是平时要指定专人收集报纸、电视、网络上媒体和记者对企业报道的信息，对报道内容加以研判分析，为新闻发布和回答记者提问提供参考。比如记者所报道的内容对企业经营工作有哪些看法？正面的有哪些？负面的有哪些？哪些对企业不利，需要澄清？哪些虽然对企业不利，但不宜炒热？哪些对企业有利的信息被忽视掉了？这些都需要经常性的跟踪和分析。否则，就难以掌握记者会问什么，也不知道怎么回答效果更好。　　

　　4．建立新闻发布后的评估机制。在新闻发布会后，跟踪媒体对新闻发布会是如何报道的，反响如何，是否达到预期目的。通过跟踪研究分析，总结经验教训，从中找出不足和问题，从而决定采取相应的补救措施。 　　

　　二、新闻发布的主要形式 　　

　　国务院新闻办公室前不久编写了一套新闻教材，将新闻发布的形式分为主动发布和被动发布，正式发布和非正式发布。　　

　　（一）主动发布就是主动对外发布消息。比如企业发表澄清公告、企业领导人谈话等。被动发布新闻，主要指新闻发言人应询回答记者提问。 　　

　　（二）正式发布新闻就是通过一种正规的方式传达信息。主要方式有： 　　

　　1．新闻发布会。这是使用最多的一种新闻发布形式。一般的做法是：在企业的会议室或专门的新闻发布厅内，主持人和发言人都在主席台上就座，先由主持人作开场白，然后发言人先发布新闻，再回答记者提问。被主持人允许提问的记者，一般要求通报记者代表的新闻机构。　　

　　2．记者招待会。记者招待会是一种更正式的、更大范围的发布新闻方式。一般用于发布企业经营方面的重大信息，除了发言人到场外，通常还会邀请有关领导、嘉宾出席。先由发言人作开场白，简单介绍被邀请的来回答记者问题的嘉的身份和背景，然后由他们回答记者的提问。记者招待会上一般不先发布新闻。记者招待会的优点是，可以更正式地、更权威、更大影响地对外传播信息。　 　　

　　3．冷餐会或酒会。这一形式可以单独使用，也可与新闻发布会或记者招待会合并使用。通过这一形式，可以轻松地将有关想发布的信息传达出去。 　　

　　4．网上发布新闻和网上在线交流。这是一种全新的新闻发布形式。随着网络的影响越来越大，通过网上发布新闻、网上论坛和网上在线交流等形式，阐述企业经营和管理的做法越来越常见。　　

　　5．接受专访或多家联合采访。采用这种形式是为了透露重要信息，扩大影响。一般挑选影响比较大的媒体。另外，企业实施一项重大决策前，为了营造声势，也采用这一方式。 　　

　　6．传送新闻稿。一般做法是，把具有新闻性的信息，由专门人员写成新闻稿，以传真、电子邮件等方式，传送给记者，请他们发表或在撰写新闻时参考。 　　

　　（三）非正式发布新闻的方式主要是： 　　

　　1．公开场合交谈。 一般来讲，是指企业高层领导应邀出席有关单位公共活动时，有可能被主办方邀请出席的记者采访。在这种场合，发言人可以不委婉拒绝采访，但从宣传本企业工作，或从与记者建立良好关系的角度出发，有时还是有必要与记者聊聊天。而且，如果企业的确有一些可以发布的信息，即使记者不提问，也可主动向记者透露消息或发表看法。　　

　　在公开场合与记者交谈时，应把握一个原则，就是对敏感问题不要轻易表态。因为你事先没有准备，对记者所提的情况很可能会把握不准。同时，在这种场合谈话很可能被其他事情打断，影响观点的表达，容易让记者断章取义。如果记者一定要求回答，可以坦诚地告诉他，自己不能肯定，或者给对方名片，约他们下次再谈。　　

　　2．背景吹风会。 背景吹风会是一种非正式发布新闻的渠道。一般是企业遇到没有必要热炒，但又需在一定范围内传播的问题时采取的新闻发布形式。这种形式气氛可以比较轻松，可邀请为数不多的，平时与企业关系良好的记者，在一个小会议室或发言人的办公室里，甚至饭桌上举行。　　

　　吹风会的内容可以有几种情况：一是可以报道和不可以报道，有的内容由于时机不成熟等原因，不供即时报道，只供报道时作背景参考；二是可具名和不可具名报道，也就是说内容是可以报道的，但不能讲出消息来源。 　　

　　3．向个别记者提供重要信息。主要是选择一两家强势媒体的记者，向他们透露企业的重要信息。目的是，让它们率先发布消息，吸引其他媒体进一步报道，起“四两拨千斤”的作用。　　

　　4．请记者吃饭、喝茶。通过请记者吃饭、喝茶的形式，营造轻松的谈话氛围，既可增加彼此的友谊，又可传递或透露某些信息。 　　

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