3、做好事前沟通

　　（1）活动方案确定后，大区经理或片区经理就要及时积极地与选定的承办商业公司进行有效的沟通，将公司开会的意图和奖励政策传达到位，取得其理解、配合与支持。

　　（2）商定日期及地点。选定合适的会议日期和地点对开好订货会十分重要，所以分充分和商业公司进行磋商。会议日期的选择要避免和别的厂家和商家的订货相冲突，否则会影响到会的人气。会场的选择关系到企业的形象问题。分销商订货会宜选择条件相对好一些的宾馆饭店召开；终端订货会则可视当地条件选择普通宴会场所召开，如农家乐等场所。

　　（3）提前拉单。如果是分销商订货会，则必须会前与可能到会的分销商进行洽谈，宣传公司奖励政策，争取提前达成订货意向，甚至拿到订单或销售合同，确保会上形成实际订货或追加订货，会后及时向上游客户打款，对会后回收货款将产生积极的作用。如果是终端订货会，则应当有目地的筛选一些在当地有一定影响力的终端客户提前进行宣传交流，从中培养对公司文化有认同感的客户，以取得其在终端订货会上的配合与支持。

　　4、置备会议用品

　　除了召开会议所需的经费之外，公司市场部及相关工作人员还应为会议的如期举行准备好以下常用物品：

　　（1）横幅1条，展示会议主题。

　　（2）样品若干，包括产品实物、包装及展示盒。

　　（3）介绍公司的展厅示架。

　　（4）介绍产品的易拉宝、X展架、招贴画、DM单等。

　　（5）奖品，按方案设计而定。

　　（6）赠品，用于订货会给客户看样，会后依据订货量配赠。

　　（7）签到牌，用于客户进入会场的签到提示。

　　（8）签到本，用于客户签到后作为资料留存。

　　（9）抽奖箱，按方案设计而定是否需要。

　　（10）手提袋，用于装订货单、产品宣传单、样盒及参会礼品发放给到会客户。

　　（11）订货单，用于会前及会中发放。

　　（12）其他会上需要的物品，如笔、纸张、双面胶等。

　　三、药品订货会的举办

　　药品订货会的举办应注意以下几方面的问题：

　　1、会场布置宜简洁

　　会场是订货会必不可少的交易场所，相当于现代营销理论中所讲的渠道，这个场所必须为实现订货交易提供良好的洽谈氛围。

　　从现场布置的要求来看，应当井然有序，简洁大方。横幅悬挂在主席台上方，文字简洁明了，音响效果要提前试好，企业介绍和产品介绍的展示架整齐有序地排列四周，视需要还可以配备电脑及投影仪，以做产品介绍或知识讲座之用。签到处设置在会场入口处，签到牌一目了然。

　　2、会场气氛要热烈

　　会场主持人要有一点的鼓动性，能够恰当地把握好现场节奏，调节现场的气氛，要带给客户以宾至如归的好心情。

　　会上可以推举几个经销过我公司产品且有认同感的客户现身说法，因为榜样的力量是无穷的，我们说一百句，不及榜样说一句。

　　我方现场业务员和促销人员要一对一地与客户进行友好沟通，介绍产品，讲解政策，耐心答疑，做到有礼有节，不卑不亢。

　　3、时间安排要紧凑

　　分销商订货会所需时间较终端订货会要长一点。通常情况下，分销商订货会可考虑一天半至两天时间，头天下午报到，晚上业务员和促销员上住房进行沟通，第二天上午会场讲解政策，确定现场签单或补充签单，午后抽奖并进行娱乐活动，晚上或次日结束。

　　终端客户订货会一般考虑一天时间，上午九点开始报到，入座会场后，我方业务员及促销员即现场进行一对一交流洽谈，展示样品和赠品，出示产品订货单，宣传奖励政策，客户现场交钱订货，午饭时以抽奖形式进入高潮。午后会议结束，统计当天订货数量及赠品配发数量，通知企业向商业公司配送货物。

　　4、会后回访要及时

　　回访是订货会后加深客户对企业形成良好印象的最佳途径之一，通过及时回访，业务人员能够更有效地和客户建立起长期而深厚的客情关系。这对产品的持续销售将起到积极的推动作用。那种会前跑前跑后，会后不闻不问的短视行为是绝对不可取的。

　　总之，召开订货会的根本目的是为了促进产品销售量，所以订货量和回款目标必然是衡量订货会效果的唯一考核尺度。要实现上述目标，就必须在细节上狠下功夫，把每一个环节的工作都做好做扎实。

　　本人多年从事药品销售与市场管理工作，愿与业内同仁交流学习，电子邮件： jc163@vip.sin.com

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