改进意见书不一定只和监控报告一起发出. 通常它可以和业绩报表及其他一些行为的改进意见(如过长的私人电话)一起发出. 改进意见书可以包括以下几部分:

　　1.表现观察: 此处可将监控报告附上或填上其他的观察.

　　2.你的长处: 将对方相关的优点先行列出

　　3.今后xx天改进重点: 给出改进目标与行动计划. 通常会要求在数日或数周内见到明显结果.

　　拿着书面材料不能朝座席代表一送了事. 一个良好沟通的过程十分重要. 通常训导或主管应单独与座席代表进行一次谈话.

　　1.呈现一个明确的谈话主旨. 你可以说: “听了你的对话过程, 我印象非常深刻. 我想下面几点如能引起你的注意, 将会使你更成功.”

　　2.小结要具体化. 针对每一项内容举出具体的例子与好的做法. 既使你对于监察报告上的某些项目没有问题, 也应向对方指出: “这条可以, 我没有更多的话.”

　　3.让座席代表自己发表评判, 让他们谈出问题的所在.

　　4.给出改进的具体要求. 可以按书面上的文字要求用口语再详细解释一下. 给出诸如 “去听一下某某的录音”, “和某人谈一下”, “读一下运营手册的第几章”, “上网上去查一下这个产品与竞争对手的性能对比”等具体性意见. 同时应该考虑安排情景练习以改进具体的技巧等.

　　5.谈话不应仅限于监控的内容. 阐述具体技能, 品质的提高对今天职业生涯的帮助, 了解对方还有哪些困难, 问题加以记录并在许可的范围内予以帮助. 展现企业管理人性化的一面.

　　6.明确下一次谈话的目标和衡量内容.

　　以上的步骤可视具体情况决定具体做法. 一般应有经常性的监控, 经常性的短暂的1对1即时谈话. 同时略为长间隔的书面报告与较为正规的小结面谈.

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