会前管理工作部署。工作部署需要多方面协调，犹如我们组装一部精密机器，一颗小小的螺丝钉也会影响到整个机器的运转。因此，工作人员的相互协调、对工作任务的合理配置是十分重要的。

　　在准确落实新闻发布会的时间之后，公关公司首先要组建一个覆盖策划、文案、媒介和设计等人员的执行团队，并安排一名活动总监负责整个发布会的管理、督导和监控工作。最后还要落实所需的各种外部支持力量，并与之签订分包协议。

　　在启动阶段，行动方案的完善和工作进度表的编制是活动管理工作的重点，借助“甘特图”可以有效确保工作人员管理当前工作，协调时间进度。

　　记者是出席新闻发布会的重要人物之一，媒体邀请需要智力和体力的双重付出。

　　从实践来看，体力付出在于发布会之前的4次媒体沟通。有意向召开新闻发布会时，媒介人员就要打电话与记者联系，告知将要举办的活动并征求媒体对这个活动的看法以及参会意向。在发布会前一周半的时间向记者发出邀请函，并在发布会前的1—2天内与记者确认参会的情况，最后要在距发布会还有半天的时间用短信或电话提醒记者准时到场。

　　智力付出在于如何巧妙地将发布会的亮点和意义传达出去，并以一些小的“神秘感”引起记者的兴趣。例如，可以告诉他们将有神秘嘉宾到场，本次发布会将是全球首场发布会，或者将发布全新设计的产品等等。

　　场地布置。在发布会的头一天，工作人员就要落实好场地布置的工作。如同翻译的最高境界一样，场地布置同样要符合“信、达、雅”。“信”就是准时，在规定的时间内布置完现场;“达”就是通畅，确保所有设备都保持通畅的状态;“雅”就是美观，会场要保持整洁、干净的环境。

　　在布置会场时，有一个与大家一同分享的小技巧：本着“从大到小，从头到尾，从上到下”的布置原则，即先确定大件物品的摆设然后再安排小件器材的位置;先布置完舞台再根据场地条件布置嘉宾席和记者区;从会场顶部的摆设再到桌面的整理和地面的清理。此外，准备一个垃圾袋，把一些随手的垃圾扔到里面，可以大大节省保洁工作的时间。

　　场地布置包括场内布置和场外布置两方面。场外布置包括场外横幅、竖幅、易拉宝、花篮以及VIP 房的布置等。在场内布置时，会场空间位置的安排要以实用为准，如小型发布会可用圆桌的形式，制造出融洽、和谐、平等的交流气氛。大型发布会可用方桌，设立发布台等。其次，工作人员还要掌握好“职位高者靠前，自己人靠边、靠后”的坐位布置原则，并在现场前方和后方留出足够的摄像机机位。

　　检查工作“从外到内，从高到低，从全面到重点”，注意把握好细节问题。需要提醒的是，负责保安的人员要对现场进行安全检查，特别要注意是否存在安全隐患。譬如，消防通道是否畅通、杯椅是否完好等等。

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	马斐：资深营销策划专家，行业观察家、危机公关专家。九度（郑州、西安）营销策划机构总经理。三年财经媒体工作经历、十一年食品、酒企营销策划实战经验，专心、专注、专业服务食品、酒类行业。擅长整合营销、品牌塑造、市场推广、媒介分析、危机公关。先后为29家食品、酒企业做长期跟踪深度服务。
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