关键一：提前确定活动时间与地点，给活动筹备预留充足时间

　　一场活动确定日期、地点等核心方案时，不能太晚，原则上应提前两个月以上，并及时通过发通知、快递、传真等方式告知相关企业。因为，企业接到邀请函后，还需要协调出席人员的日程，而活动主办方也需要筹备相关接待事宜。

　　我们在筹备本次三亚活动时，由于跟合作方的协调问题，在前期出现了变更活动时间及地点的情况，导致向企业发了两次会议通知，导致活动前期准备时间较短，一定程度上影响了活动的开展效果。

　　在确定行业年会等大型活动时，我们建议举办时间应尽量靠前，最好在12月份，而不要安排在1月举行，因为1月份是企业年会、经销商会议的密集举办时期，容易形成日程上的冲突。另一方面，因为年底各商协会、各大媒体评奖活动较多，企业年度评奖预算有限，企业常常先入为主，越往后举办的评奖活动，企业参与热情和精力也会越低。

　　关键二：在与合作方共同主办活动时，应分清主次关系，确立主导地位

　　目前，大型活动由两家乃至多家机构联合主办的趋势越来越多。双方合作的初衷都是企望整合双方的各项资源，产生1+1〉2的强强联合效应。但如果不能妥善协调、处理双方在活动中的定位与分工，合办活动还可能产生负的组合效应。

　　在大型活动中，恰当且可行的做法是将活动中的重点环节进行有效分解，由一方主负责。形成整体活动双方合作、具体活动分工负责的良好合作机制，避免因职责交叉或互相推诿导致的活动组织混乱现象，从而保证活动的效果。

　　关键三：活动接送机应统筹安排，重要嘉宾应专人全程服务

　　首先，要使嘉宾联系表随时更新，保证接送机信息为最新、最准确的信息。根据经验，在活动接机中，不应以人为序，而应以时间为序，这样接送机更为方便、高效。

　　接送机每个流程都由专业固定负责，防止负责人临时变换，影响上下方接口人的及时沟通。负责接待的人员应保持及时的沟通，各个环节应及时衔接，比如接机人员在接到嘉宾后，应及时通知安排下一流程接口人安排酒店住宿与房间。

　　重要嘉宾的接待工作是会务接待的重中之重，它直接影响着活动的最终成效。一旦重要嘉宾对会务接待不满意，将形成及其恶劣的社会影响。因此，重要嘉宾应打破常规，由专业负责接待。具体到住宿、饮食、出行等都需全程服务，让重要嘉宾切身体会到服务的无微不至，对活动组织方产生良好的印象。

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