邮件的基本要求是简洁、清楚。工作邮件和情书正相反，情书越长越好，工作邮件越短越棒，最好不超过一百字。官话废话套话一字不说，业务情况也是长话短说。第一段问候、开头、主题、目的，空一行开始说事，一件事一段，四件事就四段，每段前面标上1、2、3、4，一目了然，简单明了。那种写邮件不分段的毛病一定要改，那会直接增加阅读难度，别人会一边看一边骂，业代的人缘就这样毁了。

　　内部工作邮件有以下几种。

　　一是进程汇报邮件。首先致谢：“感谢各位领导和专家的关注和支持，经各位指导和共同努力，某某电信的项目有了新的进展，特向各位汇报。”然后将进展情况、公司内的参与人、下步计划逐一简洁说明，最后请大家提供更多指导和支持。这种邮件的主要作用是总结汇报，有些“告知”的意思。销售中的很多事情即使业代不说，大家也会道听途说；现在正式发个邮件，不仅增加其他人员的参与感，让对方感觉被重视，还有利于协调资源和后续跟进。这种邮件最好不要把话说得太满，给自己留些余地；毕竟是发给项目组所有人，不要弄得打了包票的话最终实现不了，自己的脸也不好放。所以原则上只说客观发生的事实，尽量不掺杂自己的判断或想法，如果有必要预测进度，可以说“进展正常，估计应该一月份有结果。”而不说“应该一月份能搞定。”这种进程汇报邮件可以发给项目组所有人。

　　二是行动计划邮件。这是关于我们下一步要采取什么动作的内部邮件，要说明这次行动的目标和对象、计划和分工，还要强调注意事项，有些行动，可以做不成但不要做砸，可以没成果但不要出差错，所以一定要小心注意。在行动计划中可能会请出我们公司的某位高管去见客户的某位高层，那么在邮件中说到这位自己的高管时，称谓可以有意抬高些，让他知道“我业代是这样向客户介绍你的”，这样业代就给自己的高管留下了“会办事”的印象。这种邮件发送的范围要小些，给直接参与行动的同事、加上他们的上级就行了。

　　三是关键策略邮件。这是关于客户关键人的最新动向、关于竞争对手的最新动向、关于应对竞争者的最新策略等重要信息的邮件。因为事关重大，所以只发给自己的上司，让他及时知道做决定；甚至就不发邮件，当面向上司汇报，因为邮件有可能被人监控，虽然这种事情发生的概率很小，能防还是要防。

　　为什么上面三种邮件我们都要强调发送范围？因为稍大的项目公司都要成立项目组，高层领导挂帅，事业部和大区领导重视关注，各部门人员协同配合，如此一个团队作战，这么多人参与，而竞争环境又复杂，竞争对手会无孔不入，所以保密意识十分重要。事实上，无间道在销售行业里司空见惯，虽然不至于把每个人都看成坏人，但保持一颗谨慎的心只有好处没有坏处。

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