特定人群所关心、需要、正在议论的话题。特定人群是指社会上某些共通性比较强、人群特征比较强烈、相对数量比较小的群体组合。特定人群的消费特征、喜好、收入水平等比较相同，比如政界人士、企业高层、企业经理人阶层、广告营销界从业人员等，都可以算做社会中的特定人群。2003年1月11－12日，由《广州日报》、《南风窗》等联合主办、南中国营销精英俱乐部承办、益策咨询公司策划的“2003’中国实战营销高峰论坛”在广州召开，来自中国营销界的近400位代表参加了会议。此次高峰论坛的主要议题是讨论在加入WTO的大环境下，营销如何在中国企业发展中发挥导向性作用和先锋作用。众多顶尖级营销精英的登台演绎，使得此次论坛成为中国营销界的思维盛宴，而通过主办、承办和策划这次高峰论坛，主办单位《广州日报》、《南风窗》、湖南卫视、《赢周刊》，承办单位南中国营销经营俱乐部，以及策划单位益策咨询公司等的影响力得到进一步提升。

　　根据某种或某几种产品的特点、属性确立议题。企业在新产品上市或是产品性能有重大改进等事件发生时，往往要召开新闻发布会，或是召集有关方面专家、媒体记者等进行产品论证会和产品功能研讨会，以期通过权威认证获得消费者的认可，起到教育消费者、促进销售的作用。如2001年7月，科健公司就五款产品举行了新闻发布会，并随之进行了全国11个城市的产品巡展活动。2003年 6月4日，金山公司在北京召开新闻发布会，发布了金山毒霸V和金山网镖V两款信息安全新品及金山公司2003年度信息安全业务V攻略。企业通过新闻发布会等形式，可以通过媒体有效的告知消费者有关新产品的信息、资讯，起到一般广告所无法达到的效果。

　　会议主题确定之后，下面所要做的，就是根据主题安排会议的流程，也即议事安排。在议事安排上，会议承办方和策划方要以市场面的角度提供给客户――主办方符合市场需求的议题建议、讲师邀请、广告宣传、议程架构规划及内容组合等。2003年10月底在南京举行的中国第十届广告节，其整个会议流程大体安排为开幕式、观摩广告作品、邀请业界著名广告人举行讲座等内容，其间还穿插众多的企业或商业活动，给组委会和南京市带来了不少的利益。

　　如何让会议参加者达到预期的目标以带来预定的效果和收益？这就需要在会议前期通过有效的广告宣传、公关活动、直效营销等手法，并结合传统与新兴的网络媒体，针对不同的对象及属性给予不同的营销策略。

　　首先需要分析会议参加者也即消费者的心理、行为、职业、媒体接触习惯等特征，以便于下一步有针对性的选择媒体并开展宣传活动。例如本次第十届广告节，其主要宣传措施之一就是在广告业内刊物上发布广告，如《国际广告》、《广告大观》、《广告人》、《销售与市场》、《广告导报》等，以及在一些专业性的广告网站上发布信息，如www..com.cn、ww.cna.com、www.ad00.com、www.adsk.com等网站，因为广告界业内人士普遍接触较广的全国性媒体就是这些业内的刊物和网站，在这些媒体上发布广告才具有针对性。而一些以邀请为主的会议，虽然前期广告宣传不是很多，但媒体对其进行的新闻报道也不失为一种更有效的宣传措施，如一些财经类报纸对一些经济行业高峰论坛等的追踪报道，也可以使受众接触到有关会议内容的信息。

　　其次需要根据对消费者的研究分析来确定选择何种媒体，确定通过什么形式的广告宣传来告知消费者。如果针对的是企业高层管理人员，那么报纸就是首选媒体；如果针对的是广告从业人员，那么业内杂志和网络是首选媒体；如果针对的是政府官员，那么机关报纸是首选媒体。在广告的形式上，也要根据消费者的特征，来确定到底是用平面广告、网络广告还是公关活动的形式，以有效切中消费者的心理。

　　第三要根据以上所确定事宜进行宣传费用的预算。宣传费用预算要以小支出、大创意、大效果为原则，利用有限的经费预算博取消费者的青睐。其后就是广告或活动的实际运作。

　　如果主办或承办方拥有数量庞大的目标消费群的数据库，就可以采取目标性更强的直效营销的方式，如邮寄信函、电话咨询、电子邮件、直接上门拜访等形式，对消费者进行“一对一”的互动式沟通，一方面向目标消费者详细介绍有关会议的情况，另一方面，也可以及时解答目标消费者的有关问题、疑问等，打消其不必要的顾虑，鼓励消费者前来参加会议。

　　举办一次会议，往往需要大量的人手。这个时候，人力资源丰富的企业就会显示出其在会议运作方面的优势，或者说，善于管理大量的临时人力需求，也是运作会议的一个必要方面。在人力资源管理方面，需要根据客户的不同、会议性质及功能的差异，拟定人力资源需求计划，然后经由具有此方面经历及专长分类的人力资源专员筛选出合适的人员，并运用标准作业流程、工作说明书等对之进行专业的训练，以使临时人力于会议现场能够提供明确而且贴心的服务。

　　关于报名和报到事项。报名程序处理的简易与否，将会影响到消费者对参会的兴趣，所以要尽量简化报名手续。其中无论是报名表的设计制作、寄发、报名费的代收、确认回函及统计分析等都应巨细无遗。另外，还要配合客户需求在网上设计报名操作系统，让客户只要透过网络即可随时自行监控或监看报名作业进行状况。报到程序也必须如报名一样，手续简化，使与会人员体验到宾至如归的感觉。参与接待的报到人员必须接受事前充分的训练以及学会利用计算机进行报到作业流程，届时必须能以最亲切的接待，在最短的时间内消化报到人潮，以及用最快的时间提供主办单位报到分析报表。

　　关于会议场地的规划与布置。会议的硬件设施，包括会场的设计规划及布置直接关系到一场会议的品质，专业的规划设计不仅使会议进行的流畅，而且富有创意、富功能性和整体视觉一致性的布置更能得到与会者对此次会议及主办单位的好评。但是，会议性质的不同，对会场布置的要求也不尽相同，所以首先要明了、分析会议的目的、性质、参会人员的特征等因素，综合考虑各个方面的影响，照顾到方方面面的心理喜好及承受能力，才能得到与会人员的认同与赞赏。举例说来，如果与会者是政府官员，那么在会场布置上，就要体现一种严肃、庄重的感觉，接待人员的装束上，也应以大方、得体为主，在报名、报到程序方面，也应以信函或当面拜访为主，而网络则应处于次要位置或不于考虑；如果与会者是商界精英、企业总裁等一类的人物，在会场布置上，除以上特点外，还应体现出与时俱进、超前发展、敢立潮头唱大风的风格，接待人员的着装、言谈举止适当的超前一点，也无伤大雅，报名、报到时增加网络这一项也能适当补充信函的不足；但是如果与会者是广告界或IT界人士或精英，会场的布置则应体现出前卫、活泼、时尚甚至意识流等特点，以符合当前行业的整体特征，接待人员的着装、报名、报到的手续、方式等，也要体现出符合时代潮流、追赶或超过当前时代发展趋势的特点，那就要求在报名、报到手续和方式上，以网络提交为主，而邮寄信函则为辅，因为这些行业的从业人员工作没有固定的时间和地点，经常加班加点赶工作，无法正常的接收邮寄信函，但是他们经常的上网浏览、收发电子邮件，因此，用网络通知的方式比较适合这部分人的生活、工作习惯。综合说来，不论利用哪种方式，重要一点是这种方式必须适合目标消费群的生活、工作、消费的心理特征，以切中其心理动机，否则只能是缘木求鱼、画饼充饥、望梅止渴，无法得到实际的、有效的经济回报。

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上海：会议营销三级跳 （2003-11-27, 《南风窗·新营销》，作者：郑作时）