法宝一：建全管理制度，进行拦截

　　存在太多“灰色收入”的企业就象是漏洞百出的船。如果任其发展，漏洞将越来越大，越进越多，最后可能是整条大船的沉没。唯有建全制度才能堵住这些漏洞，才能拦截住“灰色收入”，把它变成企业的正当利润。制度上又分为财务制度和管理制度。前者以具体的条款对各类费用报销方面做出详细的规定，后者则对费用的施行做出指导和监管的措施。二者各有重点互为补充，对不同费用漏洞进行有效拦截。

　　1． 拦截差旅费用漏洞。

　　不少公司营销的市场范围一般都是很广，一个销售经理要负责几个城市甚至一个省，出差成了常事。所以差旅费用就成为他们获取灰色收入的最方便的方式。

　　首先在财务上确定差旅标准。明确规定各个级别人员出行交通工具类别、住宿标准、市内交通费等，在报销时才有章可循，不会造成混乱，给人以可乘之机。超标部分一律不予报销。未达到标准部分可以按一定比率发放补助，以激励销售人员节约费用的自觉性。笔者曾在一间公司实施过这项措施，效果还是比较好的。销售经理其实也不愿四处找票据，并且虚报费用毕竟会有一定的心理压力。如实报销也能得到一定的奖励，在他们还是比较乐意的。

　　其次财务报销一定要以有效单据作为依据。并要对单据作一定的核查。比如出租车票是否连号，如果连号肯定就不正常。类似的情况，财务人员可以拒绝报销，并通报给销售总监。

　　对各地的费用要作不同的区分。不同地区的消费水平不同。有些地方的住宿费甚至是其它地方的两倍。如果都归于同一标准，就会让销售人员在A地不够用，在B地却用不掉。势必逼得他们想办法来虚报假报。

　　2． 拦截交际费用漏洞。

　　提到交际费用的管理，很多老板都会大摇其头。套用一句广告界的名言，就是：“我知道一地的钱都是浪费的。但我不知道浪费的到底是哪一半。”的确，对销售经理来说，交际费用是“灰色收入”的一个重要来源。在销售工作中交际费用的支出是无可避免的，并且单次费用额一般比较大。销售经理做起假来，比差旅费可要轻松多了。不用一张一张票据去凑，只需要 几张大额发票就搞定。很容易过得了财务这关。

　　在管理上通常的做法是填报专门的公关费用申请单和报销单。写明客户对象、事由及消费地点和消费金额等。如果所填的公关对象并不太重要或者所谈的事由不太重要，但花出去的钱却不少。两者不对称，则说明是虚报。所填的消费地点低档次，却花了高价钱，或者高档场所花了钱却不多，那么百分之九十九也是虚报。

　　另外的做法就是规定死交际费用占销售额的百分比，一般是3%，最高不超过5%。令销售经理们在每次花费时都会想一下，是否会超支。在一定程度上能控制不必要的交际费。

　　这些制度对一些新手能起到一定的作用，但对于一些老油条来说，就没有什么约束力。他们能想出很多办法让在额度范围内多余的交际费用落入自己的腰包。笔者认为，更好的办法是，交际费用与销售额的增长挂钩。比如上个月销售增长是M%，而这个月销售增长了N%，那么交际费用的额度=上月交际费×（1+2N%）。如果这个月销售额0增长，那么交际费用的额度=上月交际费×（1—M%）。如果这个月销售额负增长P%，那么交际费用的额度=上月交际费×（1—M%—2P%）。

　　3． 拦截客情费用漏洞。

　　客户拿回扣都是希望越少的人知道越好。所以销售经理往往以此为借口，夸大客户索要回扣的金额。甚至干脆就是虚拟客情费用。没有人要回扣，却说对方要多少多少，而将之纳入自己的口袋。很多老板明明知道经理在搞鬼，却因为拿不到真凭实据，也不能找客户核实。于是睁一只眼闭一只眼。只要你能搞定客户，这些钱让你拿去也无所谓。

　　一种聊胜于无的控制办法就是规定，回扣不能超过总金额的百分之多少。并且客请费用必须申请。

　　笔者的建议是，建立机密的一个客情数据库。把每一个索要回扣的客户输入数据库。当销售经理申请客情费用时，对照库中的数据。如果有明显的出入，则证明销售经理很可能在虚报。

　　4． 拦截渠道费用漏洞。

　　渠道费用包括终端的进场费堆头费等五花八门的费用及货物退换的损耗。

　　对日化线的化妆品厂家而言，终端费用最令人头痛了。如果销售经理又在其中做点手脚，那无异于雪上加霜。然而因为终端费用是不可能有正式发票的，最多是收据，或者是白条，甚至连一张字据都没有。费用的金额全凭销售经理一句话。到底是多少，只有他自己心里清楚。

　　笔者的建议是，在与卖场谈判时，前阵由销售经理去打。最后关头就要亲力亲为，自己去与客户确定进场费用的细节。当自己无法亲自谈判时，则可以向别的供应商打听进场费用的多少，与销售经理报上来的数字进行比较，做到心中有数。

　　而做专业线的化妆品厂家所面临的更多是货物损耗问题。有一家较有名气的做中药美容的公司曾为此专门把货物退换权从销售经理入剥离出来，交给技术人员。却不曾想，那些有换货权的人员与业务员串通，将手中的货出给客户，而上报为客户货物破损的补货，所得的货款就两个人瓜分。

　　笔者的建议是，将退换货的权收回总部所有。当客户确实要求换货时，必须填写书面申请表，且破损的货物应该寄回总部以作凭据。

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