第三部分 报价方案和沟通函件写作的逻辑五要素

　　如何从零散的具体案例中归纳出规律，是一项极为重要的工作。

　　经过多年的研究整理归纳，笔者把报价方案和沟通函件写作的逻辑归纳为五个方面的要素。

　　第一要素是明确报价和沟通的目的。分清是首次报价还是二次报价，分清对方是询价还是购买意向很明确的比价。因此，分清对方（阅读者）的目的，是关键的关键。沟通函件则是相反，需要把你自己想说的问题，准确而清晰地描述和表达给对方（阅读者），但同时，也需要了解对方的意识形态、决策判断的核心依据（精神利益还是物质利益等），某种意义上则是对对方的把握，或是对人性的理解领悟。

　　第二要素是设定议题框架（Issue Frame）。双方在什么明确的议题范围和框架下进行沟通和交流。设定议题框架的能力往往是企业组织中抽象思维能力高下评比的核心指标之一。

　　第三要素是内容顺序逻辑。就是框架确定后，内容怎么排序和筛选的问题。是先说正面，还是先说方面，或只说正面？强调说什么，什么不能说，这也是很重要的环节。

　　第四要素是利益相关人考虑。你的报价或沟通函件，直接的阅读者阅读后感受如何？被抄送阅读的人员阅读后感受如何？被密送的人员阅读后感受如何？其他有可能会看到的人员阅读后感受如何，必须考虑进去。

　　第五要素是结尾定位。结尾应当明确表明，是探讨式，还是告知式，还是命令式，或是寻求支持等。

　　这五个元素非常关键，缺一不可。五个元素的内在逻辑是一致和连贯的，顺序上具有承续关系，特殊情况下也可以进行顺序调整。

　　第四部分 报价方案和沟通函件写作的禁忌事项

　　报价方案和沟通函件，虽是细节，但也是反映公司实力、个人水平的一个窗口，这里有一些禁忌事项，应当重视。

　　禁忌一：陌生客户的报价方案和沟通函件不称呼或称呼不当。

　　正常的商务礼仪培训中会有系统的培训，但销售人员是否受过规范的商务礼仪培训则不一定。在给客户写报价方案和沟通函件过程中，称呼非常重要。

　　恰当的称呼是成功的一半，不当的称呼是失败的开端。比如对方采购是年轻的王经理，不能写“小王”，而应当称呼对方“王经理”或“王先生”，在还没有非常熟悉的情况下，也不要轻易使用“老王”的称呼。

　　禁忌二：语无伦次，不知所云。

　　许多报价方案和沟通函件中，经常会出现语无伦次和不知所云的情况。报价方案中产品型号不具体、大概价格范围不具体，都是禁忌。沟通函件中想表现给客户的太多，最后反而没有了中心思想，都是大忌。

　　禁忌三：收尾不表明沟通目的。是告知对方，还是命令对方，还是通知对方，或是探讨，或是寻求对方支持等，应当清晰明了。

　　禁忌四：沟通文字中不要带有情绪化。在有情绪的时候，尽量不要写书面报价方案或沟通函件。因为人的情绪很快从意识中消失，但若以书面方式把这种情绪传达给客户或对方，则弊远远大于利。

　　第五部分 小结

　　《易经》云：“鼓天下之动者，莫大乎辞。”辞者，书面和口头的各种沟通内容的总和称呼。无论是社会革命运动的思想煽动，还是在社会商业活动中的报价方案和沟通函件，本质都是一种说辞，怎么说，说什么，都是一门博大精深的学问。说大了，古有“三寸之舌胜过百万雄兵”的作用，说小了，“良言一句三更暖，恶语一句六月寒”。在所有的沟通中，最终需要的是一种彼此的认可与认同。构成认同的要素可能包括合作基础、产品、质量、价格、信用、人脉等大逻辑层面的要素，同时更包括沟通细节中体现出的功力和带来的彼此认同。

　　希望本研究对长期从事产品报价和沟通函件写作的人们有所帮助。不当之处，敬请批评指正。

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	张京宏：早年毕业于杨虎城将军创办的尧山中学.后读于中国矿业大学，获法学学士学位。毕业后在人民法院刑事审判庭、民事审判庭、执行局等工作多年，下海从商后历任中外合资企业部门主管、项目经理、副总经理、总经理、董事长等职。现担任上海威贞实业有限公司首席PMI项目策划师，并兼任多家公司的高级资深顾问。
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