３ 资料注释及归档

　　企业之市场信息管理，乃为一般档案管理。在档案管理之要点有：

　　ａ 既有档案易于查阅

　　在文案市场调查中，会使用大量信息，如何以最快时间提供各种所需资料，并能随时加入各种新信息，应在档案管理之时，详加规划。

　　杜威十进制分类法（Dewey Classifieation）应是一种良好信息档案管理方法。

　　将企业之各种资料，依资料来源妥予归类，并作索引（Index）以便利寻找相关资料之参考。

　　实例

　　　 　┌─────┬───────────────────────┐

　　　　 │分　　　类│　　　项　　　　　　　　　　　　　　　目　　　│

　　　　 ├─────┼───────────────────────┤

　　　　 │　 １０　 │企业内部财务报表、项目计划、年度预算均归属于帐│

　　　　 │帐　册　类│册类，尤其是对经营指针、销售统计月报、费用明细│

　　　　 │　　　　　│表、库存明细表、营业报告、产品计划表、人员分配│

　　　　 │　　　　　│销售计划表、市场计划书等企业内部之行销财务性质│

　　　　 │　　　　　│料之分析与运用，有助于行销问题的评估与衡量。　│

　　　　 ├─────┼───────────────────────┤

　　　　 │　 ３０　 │运用频度高，由外界机构定期所发行之刊物均属之。│

　　　　 │期　刊　类│期刊资料是供了解政治、经济、产业动向、企业经营│

　　　　 │　　　　　│、科技动向、市场倾向等为目的之次级资料。依十进│

　　　　 │　　　　　│分类法，期刊类可细分为：31统计年鉴、32一般图书│

　　　　 │　　　　　│、33政府刊物、34民间定期刊物、35统计资料、36竞│

　　　　 │　　　　　│争对象刊物、37证卷交易所报告、38学校团体研究报│

　　　　 │　　　　　│告、39其它相关市场调查报告。　　　　　　　　　│

　　　　 ├─────┼───────────────────────┤

　　　　 │　 ２０　 │新闻及杂志等之剪报资料，具有时效性，相关性与连│

　　　　 │剪　报　类│续性。处理方式，除了须自行分类外，还得注明来源│

　　　　 │　　　　　│、日期，并编制索引，以利随时查阅；如以国内某一│

　　　　 │　　　　　│公司之剪报分类为例，依十分位法，以五进位数，将│

　　　　 │　　　　　│剪报资料予以分类。在五进位数中，第一位数代表基│

　　　　 │　　　　　│本类，第二位数代表大分类，第三位数代表中分类，│

　　　　 │　　　　　│第四位数代表小分类，第五位数代表细分类。如2221│

　　　　 │　　　　　│-1代表本省县市别家庭数。　　　　　　　　　　　│

　　　　 ├─────┼───────────────────────┤

　　　　 │　 ４０　 │凡国内或国外之专利资料、发明资料、开发资料、或│

　　　　 │专　刊　类│开发构想（Idea）资料等皆属之。上述之资料对于产│

　　　　 │　　　　　│品开发及销售活动具有甚大的利用价值，尤其是专利│

　　　　 │　　　　　│资料的分析，分析的结果往往是新产品开发构想的主│

　　　　 │　　　　　│要来源。专利资料大多由政府机构定期公布；中央标│

　　　　 │　　　　　│准局的公报。专利类的分类方式为：41专利资料、42│

　　　　 │　　　　　│～49发明及产品开发资料。　　　　　　　　　　　│

　　　　 ├─────┼───────────────────────┤

　　　　 │　 ５０　 │产品目录、产品说明书等之资料，除了可供作为了解│

　　　　 │目　录　类│竞争对手之动向外，更是研究开发新产品所不可或缺│

　　　　 │　　　　　│的构想（Idea）来源，尤其国外厂商之产品说明书、│

　　　　 │　　　　　│技术说明书、或产品使用说明书。目录之分类可依内│

　　　　 │　　　　　│容细分为：51产品目录、52产品说明书、53技术说明│

　　　　 │　　　　　│书、54营业说明书、55企业介绍书、56ＰＲ促进表。│

　　　　 ├─────┼───────────────────────┤

　　　　 │　 ６０　 │有关视、听觉之资料包括有：61照片、62地图、63缩│

　　　　 │企业内外之│影影片、64幻灯片、65标本模型、66录音带、67影片│

　　　　 │　　　　　│　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　│

　　　　 │视、听觉类│、68录景带、69耻他等等。如以地图类之运用为例，│

　　　　 │　　　　　│若能再将其细分为地质图、产业图、交通图等，则对│

　　　　 │　　　　　│于新事业开发或新地域的开发等决策之拟订具有甚大│

　　　　 │　　　　　│的参考价值。　　　　　　　　　　　　　　　　　│

　　　　 ├─────┼───────────────────────┤

　　　　 │　 ７０　 │若能对各种有关刊物类或杂志类等所发行之索引加以│

　　　　 │刊物索引类│有效运用，可使企业对次级资料的应用，收事半功倍│

　　　　 │　　　　　│之效。如以美国国际开发处（ＡＩＤ）所出版之 Ａ-│

　　　　 │　　　　　│bstract Index 为例，该索引刊物收录了 100多个国│

　　　　 │　　　　　│家之〝海外投资环境调查资料〞，这些资料可供国际│

　　　　 │　　　　　│性投资之用。至于经济动态资料的搜集，则可查阅英│

　　　　 │　　　　　│　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　│　　　　　　　　

　　　　 │　　　　　│国家出版之〝British Union Catalogue of Period-│

　　　　 │　　　　　│icals：Word List of Scientific Periodical〞 ，│

　　　　 │　　　　　│由该索引可查出全英国之著名的经济性论文资料。　│

　　　　 ├─────┼───────────────────────┤

　　　　 │　 ８０　 │凡由外界所发行之调查资料皆属之。如：政府机构之│

　　　　 │外部机构调│统计调查资料，金融机构之金融经济资料，大学、研│

　　　　 │ 查资料类 │究机构、或民间机构等所发行之市场或行为方面之资│

　　　　 │　　　　　│料等。分类原则为；81调查项目机构、82公会、83政│

　　　　 │　　　　　│府机构、84学术机构、85民间专业机构、86金融机构│

　　　　 ├─────┼───────────────────────┤

　　　　 │　 ９０　 │凡属于演讲会、讲习会、或研讨会等之资料皆可归入│

　　　　 │演　讲　类│于滨讲类资料。在次级资料中，演讲类资料为最原始│

　　　　 │　　　　　│的第一手资料。听讲人员或受训人员应于事后，将听│

　　　　 │　　　　　│讲内容记载于规定格式的报表。　　　　　　　　　│

　　　　 └─────┴───────────────────────┘

　　ｂ 归档器具之选择

　　资料之保存应依资料性质选择适当保存工具妥善加以储存归档。一般通常常所用方法有下列几种：

　　1． 资料袋

　　2． 名片，登记卡片…

　　3． 卷宗

　　4． 文字处理机

　　5． VCR　（ 录像带 ）

　　6． 个人计算机

　　7． 录音机

　　8． 光驱

　　9． 整理架及抽屉

　　ｃ 存盘地点及安全

　　企业存盘地点及方法选择，以企业主持人对文案重视程度而异。但平日力求档案安全及档案使用人妥善保获档案完整无缺，应是共同目的。

　　ｄ 定期销毁逾期资料

　　任何资料均有时效性，对于丧失效用之信息，宜定期销毁。在销毁之时，资料或有些眉批或统计资料，宜加以记录，以供不时之需。如为期间性统计数字如民国７０年人口数字，应转记于相关文件中，以为来日编制相关统计图表或编制时间数列之用。

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