组织直邮的各项活动并不复杂，但比起计划安排传播组合中的其他要素，直邮的组织工作需要有更多的步骤。

　　要做好一份直邮工作，首先要了解直邮活动的几个要素：

　　１．信函。直邮应包含一封直接沟通的信函，没有信函或其他的书面沟通，直接邮寄能否取得成效是值得怀疑的。

　　２．信封。在一些情况下，需要在信封上动动脑筋，以吸引顾客打开信封。如何使用信封没有固定的方式，取决于邮寄活动的目的和成本。

　　３．回应机制。直邮活动中，回应机制的重要性仅次于信函。在多数情况下，特别是直接邮售产品或服务时，邮件中应包含有关如何进行反馈的描述。而且，回应机制也能帮助顾客与公司进行对话，使顾客能有机会与公司进行联系。

　　４．商品目录和小册子。对有些公司来说，直邮的惟一目的是将其销售宣传品寄给潜在顾客，所以直邮包里应有相应的商品目录和小册子。

　　５．价目表。邮件中也应包括单独的价目表，在公司定期调整价格时尤其如此。使用单独的价目表时，公司不需要花费较高的印刷成本来重新印刷整本的目录和小册子。

　　６．促销品。许多公司将直邮作为整体营销传播计划的一部分，与促销技巧联合使用。促销品如免费样品、优惠券、免费尝试、中奖卡和试销品等都有利于增加吸引力。

　　因为信函是直邮中最重要的要素，所以下一步是如何制作有效的信函：

　　１．使用信头和信脚。普通信件中的信头和信脚包含大量的信息，过多的信息挤在一块易造成阅读者注意力的混乱，很难将信息进行区分，所以信头应尽可能简洁并使顾客感到方便。利有信脚可以传递一些简短信息。

　　２．篇幅。对直邮的篇幅有一致的看法，原则就是切忌重复罗嗦，力求简洁。

　　３．使用问候语。这是一种能增加亲近感的介绍方式。问候语应恰当使用，并注意收信人的感受，让收信人会因此愿意进行沟通。

　　４．使用标题。像海报一样叙述事情实质并激发顾客阅读兴趣的标题，可以帮助顾客了解可以获得的利益。

　　５．使用副标题。将正文分成易读的段落，并给每段加上一个副标题。副标题是对每段内容的浓缩，顾客可以从中选择自己需要的信息。

　　６．下划线和黑体字。这样能吸引顾客的视线，并强调有关部分的重要性。但频繁使用会降低效果，并影响信函的整洁。

　　７．使用色彩。与下划线和黑体字一样，不要过于频繁使用色彩。此外，色彩还必须与产品或服务的基调一致。

　　８．写作风格。掌握这些技巧能提高可读性和反馈率。（１）使用具有戏剧效果的首起段落；（２）以私人的语气写作；（３）让顾客了解寄信人的期望；（４）让读者首肯；（５）信函应有一个清晰的结构。

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