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中小型医药企业如何有效控制货物风险 7 上页：第 1 页 一、 组织结构支持：在销售部门内部设置直属销售经理管辖的专门负责市场日常事物处理和监控的部门。主要职能：市场信息收集和整理；市场管理：货物、票据、回款、借支和日常事务，负责人应该有足够的权力根据公司政策和市场数据决定是否发货或追踪货物流出的最终去向。 二、 信息支持：以各独立核算的市场为单位，建立单独的、可即时监控的信息支持系统。发货、发票、回款、借支等销售数据最迟必须在次日进入信息体系，并可随时、方便的查询和生成各类汇总数据，以避免信息的失真和失效。发货数据的录入至少必须具有；市场、品种 、业务单位、发货时间、发货数量、发货批号、发货方式、单价等项目，以保证在核查货物时能够轻松、快捷查出货物的流向。由于现在大多数医药公司对于批号要求比较严格，可以采用大批号，大的药业公司，可在包装上注明销售区域，其他的可每十件一个级别在最小包装上加上英文字母的子识别码，以便通过最小流量方式统计到具体的销售去向。 三、 货物发运审核制度：依照GMP的管理规范，要求市场提供所有具有业务往来的单位的营业执照、药品经营许可证、填写业务单位基本情况表，并根据其历史纪录，划分信用等级，依据不同信用等级核定最高信用量。公司负责货物控制的管理人员依照其与最高信用量的比例，采取准予发货、限制发货和拒绝发货三种手段，以控制货物的发出。同时对于市场调货应予以严格控制，每次调货都必须有公司书面同意书，方能办理，否则做私自调货进行严厉处理。调货结束后，必须及时凭有效调货单，进行调帐，而不能仅凭市场人员的陈述。 四、 合同管理：中国历来是一个重关系、轻合约的国度，这在市场经济中是非常吃亏的事情，往往在发生纠纷时由于缺乏必要的合约，导致损失难以挽回。作为药品经营中的弱势群体，医药生产企业在合同的签订中建议采用自己公司的统一格式。在合同中必须强调禁止销售人员现金收款和私自调货，同时对于合同签订地点、违约责任、解决纠纷的办法等也应予以充分重视。建议规范管理，所有货物的发出都必须有合同签订。 五、 货物流向：将提供有效货物流向表作为销售人员考核和借支的重要条件，以确定公司货物的最终去向，最大限度的避免冲货、私自调货和市场人员离职后市场无法交接的情况产生。 六、 货物核查制度：首先对现有的业务关系和网点进行一次拉网式的货物和账目核查，以确定企业现今所处的真实情况，以决定如何采取必要措施，减少损失。账目核对中比较困难的在于货物的调出和调入问题，应该抓紧时间，在市场人员的密切配合下，弄清楚市场的实际情况。在初期账目核对之后，需要建立定期与业务单位进行核对货物和账目的制度，主要由财务人员和负责货物控制人员出面，市场人员协助参与，以书面的形式通过邮寄和直接核对等方式进行对帐，以核对公司和业务单位账目的一致性，发现问题及时处理。对帐时间可选择一年一次，对于信誉度比较差的或根据需要可半年一次甚至随时对帐。 本网刊登的文章均仅代表作者个人观点，并不代表本网立场。文中的论述和观点，敬请读者注意判断。
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