分销业务信息维护。基本信息内容，销售和市场信息的使用是对运作最主要的支持。这类信息能帮助USS在日常业务中迅速作出决策。信息来源于网点产生销售时，在分销商办公室定期准确地维护相关数据。USS的职责在于帮助分销商建立定期、准确的信息系统。系统包括： 订单，价格，主要客户及通路的销量和促销结果；分销商销售员(DSR)的目标和产出率；市场放贷状况。为使分销商业务最大化和实施低成本分销，跟踪总体业务活动的数据是一项十分重要的任务。这些数据包括：分销商业务及办公室费用；订单，发票，库存及应收帐款；营运资金投资回报率。USS必须经常使用分销商办公室和联合利华提供的数据和信息，从而实现如下控制和管理的目的：客户价及零售价；DSR目标及业绩；不同客户和通路的销售；促销, 活动及市场支持；固定拜访路线计划及销售行程线路安排；订单及库存状况；分销商投资回报率；联合利华应收帐款回收。为使分销商的运作与联合利华销售策略一致，联合利华将依据市场状况要求建立额外的信息系统和控制，以及电脑管理系统来支持分销商业务和客户的发展。

　　分销商办公室基本文档:。文档应是装订有序的，定期更新的，检验核实的。所有文档应安全存放于分销商办公室内，必须可供联合利华访客检查。分销商经理与职员维护该文档并由USS监督其品质。基本文档：DSR和其它职员个人资料、固定拜访计划、专营区地图、联合利华产品价格单、促销文件、订单及增补订单、货品签收单 (运单和发票)、应收帐款、市场动向信息；日报表:DSR日销售报表、分销商库存登记簿、与联合利华通讯往来文件；周报表:分销商周库存控制表、签约AB店销售信息；周期报表:分销商二级库存控制表、二级销量汇总、订单、费用申请表、促销费用支持申请表。

　　USS保存并定期使用信息：USS定期需要信息来推行销售因而他需要有分销商办公室汇总信息。同时区域办公室也要提供给USS联合利华的汇总数据。基本信息需求： 二级销售及库存汇总表、分销商二级库存控制表、市场竞争对手活动汇总、主要产品价格跟踪、联合利华促销活动计划、分销商主要客户销售汇总、USS销量及目标汇总、联合利华产品价格单、DSR固定拜访计划、DSR销售目标及业绩汇总、联合利华对分销商的应收帐款、分销商月销售额及费用汇总、分销商营运资金投资回报率、永久行程计划、专营区分销数据。

　　ASM和SE保存并定期使用信息，ASM和SE定期需要信息以实现控制和管理。除USS提供的信息外，区域办公室还需准备相关的信息并准时送达ASM和SE。基本信息需求如：实际销量，目标，订单和应收款状况；分销商费用，支持和销售情况；USS销售成本和销售业绩；二级销售及库存状况；未来的促销活动计划；主要商店名单；分销及覆盖率发展趋势；市场份额及权重分销趋势；应收帐款及信用额度分析；促销评估分析。当业务增长时，销售队伍和区域办公室对信息的需求也随之增加。然而，管理层所依据的一个基本原则是在市场状况许可的情形下以最简单的方法来获取信息。这些报表和分析将有助于业务决策, 区域办公室应在总部各职能部门的协助下提供给RGM/ASM/SE。地区销售队伍的主要目的是投入更多的时间用于永久行程计划及市场客户拜访，以此实现业务的增长。　

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